紅字沖銷最初的操作是憑證記賬后才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤憑證時(shí)進(jìn)行的。因?yàn)閼{證記賬后是不允許修改的，其錯(cuò)誤只能采取補(bǔ)充憑證或紅字沖銷憑證進(jìn)行更正。方法一般是先找到需要沖銷的憑證，然后通過菜單或圖標(biāo)調(diào)用“沖銷憑證”功能，自動(dòng)制作一張與錯(cuò)誤憑證科目相同、金額相反即紅字（平時(shí)是藍(lán)字）的憑證。當(dāng)然也可以手工輸入負(fù)數(shù)來填制。因?yàn)闆_銷不等于刪除，所以財(cái)務(wù)軟件的憑證數(shù)據(jù)庫相關(guān)紅字憑證的數(shù)據(jù)是以負(fù)數(shù)存在，并參與審核后的記賬操作成為正式數(shù)據(jù)留待期末參與結(jié)算。也就是說，這筆紅字憑證的數(shù)據(jù)只是存在于憑證數(shù)據(jù)庫中。不會(huì)傳遞到其他子系統(tǒng)。